問題場景開場：一天被打斷 11 次，程式一行沒動
早期我們接一個電商專案，客戶很積極，每天 LINE 傳訊、臨時 call 三四次確認細節。結果是：工程師一天被打斷 11 次，每次打斷後要花 15–20 分鐘才回到專注狀態，一天真正寫程式的時間不到兩小時。專案不但沒更快，反而延誤，客戶也覺得「講了那麼多怎麼還沒好」。問題不在誰不認真，在於用即時溝通處理非緊急的事。從那之後，我們把客戶溝通改成一套非同步流程。
我們的做法（What）
一句話：每週一次 30 分鐘固定同步會，其餘全部走非同步、留書面痕跡。
流程長這樣：
日常需求／問題 →（客戶）寫進 Linear issue 或每日彙整訊息 →（我們）在固定時段批次回覆 → 有卡關才錄一段 Loom 影片說明 → 每週一次 30 分鐘視訊會只處理「需要一起決策」的事 → 會後 24 小時內把決議寫成書面紀要。
即時 call 只保留給一種情境：production 掛掉的緊急事故。其餘一律非同步。
為什麼這樣做（Why）
設計這套流程時，我們在兩個東西之間取捨：回應速度 vs 專注深度。即時溝通讓客戶「馬上被回」，但代價是工程師無法進入深度工作，而軟體品質高度依賴不被打斷的專注。我們選擇犧牲一點「即時感」，換取更少的 context switching 與更少的出包。
另一個考量是留痕。口頭 call 講過的需求，三週後雙方記憶各異，就是驗收翻臉的起點。所有需求與決議都走書面，等於每個決定都有一份可追溯的紀錄。這對客戶其實是保護——你不會遇到「我明明說過」卻死無對證的狀況。
具體執行（How）— 含工具與檔案
- 需求與任務：用 Linear 管理 issue，每個需求一張卡，狀態透明。客戶有唯讀權限，隨時看得到進度。
- 日常訊息：Slack／LINE 群組，但約定「非緊急一律不期待即時回」，我們在每天固定兩個時段批次處理。
- 複雜說明：用 Loom 錄螢幕影片，比打字更快讓客戶看懂「這個功能長怎樣」。
- 每週會議：30 分鐘視訊，固定議程範本：
週會議程（固定 4 段）：
1. 上週完成了什麼（3 分鐘，對照 Linear）
2. 這週要做什麼 + 需要你決策的事（10 分鐘）
3. 卡關 / 風險 / 需要你提供的東西（10 分鐘）
4. 確認下週里程碑與付款節點（7 分鐘）
會後 24h 內寄出書面紀要。- 書面紀要：每次會後用 Notion 記錄決議與 action items，附上負責人與日期。
這個做法的代價（誠實）
- 對「習慣即時被回」的客戶，前兩週會不適應：需要我們主動溝通「為什麼這樣對你更好」，有些客戶一開始會覺得被冷落。
- 緊急與非緊急的界線要不斷校正：偶爾會發生客戶覺得急、我們覺得可以等的落差，需要明確定義什麼算「緊急」。
- 書面成本不是零：寫紀要、錄 Loom、開 Linear 卡都要時間，這是我們吸收的隱性成本，只是我們認為它比返工便宜。
不適合什麼情境
- 真正高頻變動的探索期專案（例如還在做用戶訪談、天天改方向的早期產品），這種需要更緊密的即時協作，非同步節奏會太慢。
- 客戶端完全沒有單一窗口：如果對接的是五個各說各話的人，非同步會變成訊息滿天飛，得先幫客戶收斂窗口。
客戶為什麼該關心
這套做法直接影響你拿到的東西：
- 品質更穩：工程師不被打斷，bug 更少、重工更少，等於你的錢花在寫程式而不是切換注意力。
- 進度更透明：你在 Linear 隨時看得到每張卡的狀態，不用靠「催一下」才知道進度。
- 爭議更少：所有需求與決議都有書面，驗收時不會出現「這不是我要的／我明明說過」的羅生門。
- 你的時間也被尊重：每週一次 30 分鐘，你不會被無止盡的會議與訊息綁架。
給別的團隊的建議
- 先定義「什麼算緊急」：白紙黑字寫下來（例如：只有 production 當機算緊急），否則所有事都會被當緊急。
- 會議一定要有固定議程範本：沒有議程的會就是最容易發散、最浪費時間的會。
- 會後 24 小時內一定寄書面紀要：這一步是整套制度的地基，省了它，非同步就失去「留痕」的價值。
- 給客戶唯讀的進度看板：透明度是降低「催進度」訊息最有效的方法。
我們在哪些客戶身上實際用過（去識別化）
一家連鎖餐飲客戶，導入這套流程後，臨時訊息量下降約六成，專案準時交付，且驗收零爭議——因為每個需求都在 Linear 有卡、每個決議都有紀要。另一家新創客戶則相反：他們還在天天改產品方向，我們主動判斷「你們現階段不適合純非同步」，改成每週兩次短會，這也是誠實面對「這套不是萬靈丹」。
常見問題 FAQ
只開一次會，我會不會不知道進度？
相反，你會更清楚。你有 Linear 看板的唯讀權限，隨時看得到每張任務卡的狀態，不用等開會或催訊息。週會是用來「一起做決策」，不是用來「報告進度」——進度本來就該隨時可見。
如果臨時有急事怎麼辦？
我們保留即時管道給真正的緊急事故（例如網站當機）。差別在於我們一開始就和你定義清楚「什麼算緊急」，避免把所有事都當緊急，反而讓真正的急事被淹沒。
你們怎麼確保沒漏掉我提的需求？
每個需求都會變成一張 Linear issue，有狀態、有負責人。口頭或訊息提的事，我們會轉成卡片你才看得到。這也是為什麼我們堅持留痕——沒進看板的需求，就是還沒被承接的需求，一切透明。
行動呼籲
想跟一個「不會用會議綁架你、但進度隨時看得到」的團隊合作？或者你是工程師，受夠了整天被打斷、想加入一個尊重深度工作的團隊？兩種人我們都想聊聊。
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