我們長期合作的客戶之一，是中部一家 28 人的區域物流公司。2024 年我們接手時，他們的後勤靠一份 Google Sheet、三個 Line@ 群組，和一位每天早上 7 點開始接電話的英雄級營運經理運轉。2026 年的需求簡單明瞭：「把人工的部份換掉，但不要換掉人。」
這是我們最常被詢問細節的案子，所以乾脆把它寫出來。
一、第一週我們看到了什麼
報價之前，我們先到客戶現場做了兩天的流程稽核。讓人印象深刻的工作型態：每週 11 小時把 PDF 訂單上同樣 6 個欄位逐筆 key 進 ERP；每週 6 小時把三份試算表的數字搬進「日結報表」；每週 9 小時在 Line 上回覆「我的貨到哪了？」這些都不是策略性工作，但每一分鐘都在計薪。
二、我們做了什麼（和刻意沒做什麼）
我們交付的是一套 Laravel 12 的後台管理系統，後面接著一排「各做一件事」的小型自動化模組——不是一顆大型「AI 大腦」。每一個自動化都只做一件事，並且都能個別關閉。最關鍵的四個：
OCR + 結構化抽取管線，吃進寄到專用信箱的 PDF 訂單，抽出那 6 個欄位，附上信心分數寫進 ERP。營運經理只審 95% 信心以下的紀錄，大約佔總訂單的 4%。
日結報表產生器，每天 18:00 觸發，從同一個 ERP 拉資料、套用公司的報表模板、把 PDF 推進管理 Line 群組。完全取代「複製貼上」流程。
「我的貨到哪了？」Line 機器人，用追蹤碼查詢狀態。這個機器人刻意不裝會話感，直接回傳一個畫面：狀態、預計到貨時間、最後一個掃描位置，外加一顆「轉真人客服」的按鈕。
異常摘要——每天早上 9:00 發出的一頁式 email，標出停在同一個狀態太久的訂單、被排到司機不上班日期的配送、以及與原始訂單對不起來的發票明細。這是整個系統唯一用到語言模型的地方，因為這類異常的判斷邊界是模糊的。
三、我們刻意沒做什麼
我們沒有把客戶整個搬離 Google Sheets。他們五份試算表中有兩份運作得很好，硬把它們換掉，省下的時間還不夠付我們的工。我們沒有做行動 App。他們的人力本來就活在 Line 裡，多一支 App 要維護反而會吃掉自動化的紅利。我們也沒有承諾「一個會替你管整家公司的 AI 代理人」。我們交付了四個各做一件事的小自動化，每一個都附上關掉它的方法。
四、數字
上線 12 週後，營運經理回報每週多出大約 22 小時的可用時間。「我的貨到哪了？」的 Line 詢問下降 71%。日結報表的產出從 50 分鐘掉到不到 4 分鐘（其中 4 分鐘大半是經理在轉發前瞄一眼）。沒有任何員工被取代，營運經理被轉派去做我們已經想補了一年的「客戶關係」職務。
五、為什麼這種案子適合找外包工作室做
中小企業客戶反覆告訴我們的三個理由。第一，內部聘 IT 是一份薪水，找我們是一個專案。我們駐點 10 週後轉成顧問費，成本只是聘人的一小部分。第二，這個劇本我們在 2025–2026 之間做過 8 次，建置從 3 個月縮短成 3 週。第三，當系統在晚上 11 點掛掉時，客戶面對的是一份簽過合約的 SLA 與七人工程團隊，而不是「希望某一位內部員工沒有去度假」。
六、我們現在直接把它變成標準化方案
我們把這整套服務產品化了。兩天現場流程稽核、五個工作天內出固定價報價單、3 到 12 週的建置期、12 週的內附支援、之後轉維運顧問費。技術選型：Laravel 12、MySQL 8、Pest、Forge 2.0 + Cloud，加上少數真的物超所值的窄目的 AI 服務。我們刻意不把客戶綁進自家平台——我們做的每一個自動化，未來如果客戶想換團隊，任何稱職的 Laravel 工程師都接得起來。這是設計上的優點，不是缺點。
七、如果你的團隊有以下任何一項，我們可以聊聊
你有「一個人放假，整家公司的日結報表就停擺」的人；Line、WhatsApp 或 email 上每天都有同樣 5 個問題進來；PDF 被人逐筆抄進資料庫；公司裡流傳著檔名叫「final_v8_最終使用版.xlsx」的試算表；後台是 2017 年某位前同事寫的、之後沒人動過。
這些問題都不需要「數位轉型」。它們需要的是幾個小型、做工夠細的自動化，加上一個做過很多次、知道哪些彎可以抄哪些不行的合作夥伴。