直接答案：多數中小企業只要全搬主檔（客戶、商品、未結訂單、庫存）和近 2–3 年交易，更舊的轉成唯讀查詢即可。資料搬遷通常占專案預算 10–20%，堅持 10 年資料全部搬進新系統，搬遷工時常多 1–2 倍。
一家 25 人的五金批發商要把用了 11 年的舊進銷存換成網頁系統，開發報價 NT$85 萬。老闆要求「11 年的訂單全部要能在新系統查」，外包商評估光搬遷就要 45 個工作天、追加 NT$28 萬，因為前 6 年的商品編碼規則不同、客戶重複建檔 1,900 筆。
業界迷思打破
結論：搬越多年，清理成本越高。
- 迷思 1：資料越多越有價值。真相：3 年以上的交易很少人查，清理卻最花時間。
- 迷思 2：法規要求全部搬。真相：商業會計法第 38 條要求的是憑證保存 5 年、帳簿 10 年，可以封存查詢，不一定要進新系統。
- 迷思 3：舊個資留著比較安全。真相：個資法第 11 條規定特定目的消失時應刪除，多搬反而多一份責任。
核心框架：資料搬遷分級表與工時公式
結論：先把每張資料表分級，再用公式估工時，報價就有依據。
| 等級 | 內容 | 處理方式 |
|---|---|---|
| A 全量搬遷 | 客戶、商品、供應商、未結訂單、期初庫存 | 清理、合併後完整匯入 |
| B 近期交易 | 近 2–3 年訂單、出貨、收付款 | 轉換格式後匯入 |
| C 唯讀封存 | 3 年以上交易、舊報表 | 資料庫備份＋簡易查詢頁或 PDF，只能查 |
| D 不搬 | 過期個資、測試資料、暫存檔 | 確認後刪除並留紀錄 |
工時公式：搬遷人天 ≈ 資料表數 ×（每表 0.5–2 人天）× 髒資料係數（乾淨 1.2、普通 1.5、混亂 2.0）。例如 30 張表、平均 1 人天、普通係數 1.5，約 45 人天；只搬 A、B 級的 18 張表，約 27 人天。
三類典型情境的對照
結論：同一張分級表，不同企業會得出不同年數。
- 10 年 Excel 的製造廠：主檔全搬、近 2 年訂單匯入，其餘原檔封存雲端，搬遷約占預算 12%。
- 舊 PHP 系統的電商（月 3,000 單）：會員與近 3 年訂單全搬，搬遷約占 18%，要做 2 次試搬。
- 從 SaaS 轉自建的服務業（15 人）：搬近 3 年預約與客戶即可，約占 8%，關鍵是在 SaaS 到期前完成。
隱藏成本清單
結論：報價單上的「資料轉移 1 式」常沒算到這些。
- 資料清理：重複客戶合併、編碼統一，常占搬遷工時 4–6 成。
- 內部人力：熟悉舊資料的同事每週 4–8 小時、持續 4–6 週確認規則。
- 試搬比對：至少 2 次，每次約 2–3 人天。
評估外包夥伴的 KPI 計分卡
結論：用這 8 項看外包商有沒有搬遷經驗。每項 0–2 分，12 分以上再簽約。
| 評估維度 | 2 分標準 |
|---|---|
| 是否先做資料盤點 | 報價前看過舊資料樣本 |
| 是否提出分級 | 主動建議哪些不用搬 |
| 工時拆解 | 依資料表列出人天 |
| 試搬次數 | 至少 2 次並附比對報表 |
| 驗收標準 | 筆數與金額誤差有明確門檻 |
| 回復方案 | 切換失敗時能退回舊系統 |
| 個資處理 | 說明搬遷過程的存取與刪除方式 |
| 封存方式 | C 級資料怎麼查有具體做法 |
ScriptWalker 的對應方案 + 不適合的情境
結論：搬遷可以獨立計價，不必綁在開發案裡一起估。
- 單次專案：資料盤點與分級建議 NT$2–5 萬，2 週交付報告。
- 開發含搬遷：依分級表列人天報價，通常占專案 10–20%。
不適合我們的情況：要求 1 週內完成且不做試搬、無法提供舊資料樣本、要搬大型 ERP 的財務總帳（建議找原廠與會計師協同）。
過渡期遊戲書
結論：搬遷要早於開發完成就開始，最晚在上線前 6 週試搬。
- 第 1 個月：盤點資料表、取樣、完成分級表，指定內部資料負責人。
- 第 2–3 個月：清理資料，第 1 次試搬並比對筆數與金額，上線前 2 週第 2 次試搬。
- 第 90 天：正式切換，確認封存查詢可用，依計畫刪除 D 級資料並留紀錄。
決策清單
結論：勾 6 題以上就規劃。
- ☐ 知道舊系統有幾張資料表嗎？
- ☐ 能提供至少 100 筆真實資料樣本嗎？
- ☐ 客戶或商品有重複建檔嗎？
- ☐ 過去 1 年有人查過 3 年前的訂單嗎？
- ☐ 會計師確認過帳簿與憑證的保存方式嗎？
- ☐ 報價單有把搬遷工時獨立列出嗎？
- ☐ 合約有寫試搬次數與驗收門檻嗎？
- ☐ 有規劃切換失敗的回復方案嗎？
常見問題 FAQ
換系統時舊資料要搬幾年？
多數中小企業搬主檔與近 2–3 年交易即可。更舊的資料轉成唯讀封存，需要時查得到，不必進新系統。
資料搬遷費用怎麼算？
通常占專案預算 10–20%。可用「資料表數 × 每表人天 × 髒資料係數」估算，資料越亂、搬的年數越多越貴。
會計帳簿一定要搬進新系統嗎？
不一定。商業會計法要求憑證保存 5 年、帳簿 10 年，可用封存方式保存，做法建議先與會計師確認。
行動呼籲
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