直接答案：先量化再處理：上線 30 天內，應使用人數中每週登入的比例低於 60%，就要介入。多數原因不在程式，而在流程沒改、舊方法沒停、教育訓練不夠。用「使用率健檢」找出卡點，通常 4–6 週能把使用率拉到 80% 以上。
一家 60 人的建材批發商花 NT$45 萬做了訂單與庫存系統。上線一個月，業務仍用 LINE 傳訂單給助理代 key，倉庫照舊看紙本出貨。30 個帳號只有 11 個每週登入，老闆開始懷疑外包商。
業界迷思打破：員工不用不一定是系統爛
多數「沒人用」的系統，問題出在導入方式。
- 迷思：系統好用，員工自然會用。真相：舊方法只要還能用，多數人就不會換；要有明確的停用日。
- 迷思：教一次就會。真相：變革管理常用的 ADKAR 模型把「知道怎麼做」和「真的做得到」分成兩步；一次 2 小時大堂課，兩週後多半忘光。
- 迷思：抱怨多就是要改功能。真相：抱怨常是流程變動的反彈，先區分「真的不好用」與「不習慣」。
核心框架：使用率健檢 3 指標
使用率＝每週有登入並完成關鍵動作的人數 ÷ 應使用人數。
- 登入率：每週登入人數 ÷ 應使用人數，目標 30 天 60%、60 天 80%。
- 關鍵動作完成率：例如訂單由業務自己建立的比例，目標 60 天達 70%。
- 影子流程數：還在用 Excel、LINE、紙本處理同一件事的流程數，目標 90 天歸零。
三項都低是導入問題；登入高但關鍵動作低是設計卡住；影子流程多代表舊方法沒停。
三種情境對照：規模與成熟度不同，處理重點不同
小公司缺決心，大公司缺窗口。
| 情境 | 常見卡點 | 優先處理 |
|---|---|---|
| 15 人工作室，第一次用系統 | 老闆自己沒在用 | 老闆帶頭，只看系統報表 |
| 60 人批發商，從 Excel 轉系統 | 業務還用 LINE 下單 | 訂下 Excel 停用日，助理不再代打 |
| 200 人製造業，多部門串接 | 跨部門流程沒人負責 | 每部門指定 1 位種子使用者 |
隱藏成本清單：使用率低每個月都在燒錢
系統沒人用的成本，常常比開發費更高。
- 雙重輸入：助理把 LINE 訂單再 key 一次，每天 1–2 小時，一年約 250–500 工時。
- 資料不完整：報表不準，決策又回到 Excel。
- 教育訓練：每位員工 3–6 小時，30 人約 90–180 工時。
- 維護照付：月費照扣，價值沒出來。
KPI 計分卡：評估外包商的導入支援
10 個維度各 1–3 分，24 分以上表示外包商有盡到導入責任。
- 上線前有做使用者測試
- 依角色提供操作手冊
- 上線首週有駐點或即時支援
- 提供使用率報表
- 問題 1 個工作天內回覆
- 能區分 bug 與操作問題
- 主動提出流程調整建議
- 小修改 1 週內完成
- 有 30／60 天回顧會議
- 文件隨版本更新
ScriptWalker 的做法與不適合情境
我們把導入當成專案的一部分，上線前做 5 人以上的使用者測試，Nielsen Norman Group 研究指出 5 位使用者就能找出多數可用性問題。
- 對應合作模式：專案制（Project）開發與導入、月費制（Retainer）上線後調整、顧問制（Advisory）流程診斷；不做全包派駐。
- 起價：客製化系統開發 NT$80,000 起，維護 NT$2,000／月起。
- 不適合：老闆不打算改流程、只想「把 Excel 搬上網」。
- 不適合：沒有內部窗口能參與測試與教育訓練。
- 不適合：要求全公司同日切換、不接受試行期。
救援遊戲書：6 週把使用率拉到 80%
關鍵是停掉舊方法，再補訓練。
- 第 1 週：跑使用率報表，訪談 5 位最少用的人。
- 第 2 週：分成「真 bug」「設計卡點」「習慣問題」三類，前兩類交外包商修。
- 第 3–4 週：依角色做 30 分鐘小班訓練，指定種子使用者。
- 第 5 週：公告 Excel 與 LINE 下單停用日，老闆只看系統報表。
- 第 6 週：複查 3 指標，未達標部門再補一輪。
決策清單：勾 5 項以上，先救導入再談改功能
問題多半在導入，不在程式。
- ☐ 每週登入率低於 60%
- ☐ 還有人用 Excel 或 LINE 處理同一件事
- ☐ 沒有訂舊方法停用日
- ☐ 教育訓練只辦過一次
- ☐ 老闆自己很少打開系統
- ☐ 沒有各部門的種子使用者
- ☐ 員工抱怨多半是「不習慣」
- ☐ 外包商沒有提供使用率報表
- ☐ 上線前沒有做使用者測試
- ☐ 沒有 30 天回顧會議
常見問題 FAQ
以下是老闆最常問的問題，每題第一句就是答案。
系統使用率多少算正常？
上線 30 天每週登入率約 60%、60 天約 80% 是合理目標。低於這個水準就該找原因。
員工不用系統是外包商的責任嗎？
不一定。要先看是 bug、畫面設計卡點還是習慣問題，前兩類才是外包商主要責任。
Excel 要和新系統並行多久？
建議 4–8 週並涵蓋一次月結，之後訂出停用日，避免長期雙重輸入。
教育訓練怎麼做比較有效？
依角色分組、每次 30 分鐘、多次進行，並指定各部門種子使用者協助同事。
行動呼籲：先做一次使用率健檢
系統上線了卻沒人用？ScriptWalker（台灣 Laravel／Flutter 客製化開發工作室）可以協助跑使用率報表、訪談使用者，判斷要改程式還是改導入方式。
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