當企業主第一次跟我們說「我想做一套內部管理系統」的時候，背後通常有一個共同的故事：員工用 Excel 寫流程寫到崩潰、用 LINE 群組傳訂單傳到丟件、用紙本表單簽到簽不完、找一個資料要打三通電話。痛點清楚，但解法的選擇空間其實非常大——SaaS 套裝、Low-code 平台、客製化開發、混合策略各有適用場景。
我們提供的「客製化資訊管理系統（MIS）」服務，鎖定一個非常具體的場景：SaaS 套裝買不到、Low-code 撐不住、但又還不到要養 in-house 工程團隊的規模。下面說明我們從接案到交付的完整流程，以及每一個關鍵節點我們會跟客戶確認的事。
第一階段：需求釐清與可行性評估（第 1-2 週）
我們不接「先報個價」的案子。第一階段一定要實地或視訊訪談 3 至 5 位實際會用系統的員工，包括第一線執行者、主管、以及財務或會計（因為內部系統最後一定會碰到對帳）。產出包括：
- 現況流程圖：用 BPMN 或簡化版流程圖把每一個動作、每一張表單、每一次資料流動畫出來。
- 痛點優先級表：用 Impact × Frequency 的矩陣排序，前 5 名才會進 MVP 範圍。
- 角色權限矩陣：列出每個角色能看到什麼、能做什麼、不能做什麼。
- 整合需求清單：列出所有需要對接的外部系統（會計、ERP、電商、發票、金流、物流、簽核平台）。
這個階段結束時，客戶會拿到一份「功能範圍書」與「分階段建議書」，而不是「報價單」。報價在範圍與階段確認後才有意義。
第二階段：架構設計與技術選型（第 3 週）
我們的標準技術棧是 Laravel + MySQL + Vue/Inertia + Nginx，行動端視需求加 Flutter。但每個案子都會根據三個因素重新評估：
- 資料規模：每月新增筆數低於 10 萬，標準棧夠用；高於 100 萬，要評估 PostgreSQL、讀寫分離、cache 層。
- 使用者並發：同時在線低於 50 人，單機 4 核 8G 夠用；高於 200 人，要規劃負載平衡與 session 共享。
- 法遵與資安要求：個資、金融、醫療等行業要額外加上資料加密、稽核 log、雙因素驗證、IP 白名單。
技術選型確定後，會給客戶一份「架構決策紀錄（ADR）」，說明每一個技術選擇背後的理由與替代方案。這份文件三年後第二代工程師接手時會救命。
第三階段：迭代開發與週度展示（第 4-7 週）
我們不採瀑布式「三個月後給你看完成品」。每週五下午固定 demo 一次，客戶看到當週開發的真實系統（不是 mockup），可以當場提修改意見。優先級調整每週都可以做，但要遵守一個原則：MVP 範圍以外的新需求進入 backlog，不擠掉已排定的工作。
開發過程中我們會：
- 每天 commit 到客戶可存取的 Git repo（GitHub 或 GitLab），客戶 IT 主管隨時可以看進度。
- 每週交付一份「本週完成項目」與「下週計畫」報告。
- 開發環境、測試環境、正式環境三套獨立，客戶在測試環境可以自由戳。
第四階段：上線前準備與資料遷移（第 8 週）
最容易出事的階段。我們的標準作業：
- 資料清理：客戶的舊資料 80% 一定有問題（重複、缺欄位、格式不一）。我們提供一份「資料清理建議書」並陪同清理 1-2 輪。
- 使用者教育訓練：分主管場（30 分鐘，重點在權限與報表）與第一線場（90 分鐘，含實作練習）。教育訓練錄影 + SOP 文件交付。
- 平行運行兩週：新舊系統並行，每天比對資料一致性。
- 正式切換：選一個業務量較低的日子（通常是週六），切換完成後駐場 8 小時 standby。
第五階段：上線後維運與年度體檢
很多接案商把「上線」當成終點，我們把它當成起點。標準維運包含：
- 7×24 系統監控（uptime、錯誤率、回應時間），異常 15 分鐘內通知。
- 每日自動備份至異地，每週做還原測試。
- 每月一次資安掃描 + 月報。
- 每季一次「使用率體檢」：看哪些功能用很多、哪些沒人用、哪些功能該升級。
- 每年一次架構回顧，建議下一年度的擴充計畫。
注意事項：客戶常見的三個誤解需要事前破除
第一個誤解：「給我一個跟某某公司一樣的系統就好」。每家公司的流程、權責、文化都不同，照抄一定水土不服。我們會花時間把這件事跟客戶講清楚。
第二個誤解：「我們需求很簡單」。從未例外——所謂簡單的需求進到訪談第二週後，平均長出 2.5 倍範圍。我們在報價時會說明這個現象，並建議分階段上線。
第三個誤解：「系統做好就不用再花錢」。任何活的系統都需要維運。維運費用一年通常落在開發費的 15-20%，這筆預算如果不留，三年後系統就會變成「沒人敢動的黑盒子」。
我們把這套流程稱為「七週方法論」，過去三年用這個流程交付的客製化 MIS 專案，三年留存率高於業界 70% 平均，達到 92%。系統不是寫出來就會被用——是設計出來、訓練出來、維運出來的。